Księguj jak ekspert - 6 wskazówek dla przedsiębiorców

Oprogramowanie do księgowości internetowej sprawia, że prowadzenie księgowości jest proste i łatwe. Wystarczy dodać przychody i wydatki, a rachunek zysków i strat zostanie wygenerowany automatycznie. Nie zmienia to faktu, że dobra księgowość ma znaczenie i prowadzona w ten sposób będzie wymagać sporo pracy. Warto ją jednak wykonać, aby sprawnie przejść do szczegółów.

Oto 7 prostych wskazówek dla księgowych amatorów, które pomogą Ci zacząć.

1. Przechowuj dokumenty w bezpiecznym miejscu.

Przedsiębiorcy muszą śledzić przychody i wydatki, przechowując i gromadząc dokumenty. Przechowuj je w bezpiecznym miejscu do czasu upływu terminu przedawnienia. Jest to pięć lat od roku, w którym powstało zobowiązanie podatkowe. Na przykład, faktura ze stycznia 2018 r. zostanie uznana za przedawnioną w 2023 r.

Ważne jest, aby pamiętać, że ani przychodów, ani kosztów nie można przechowywać w formie papierowej. Faktury elektroniczne można zapisywać jako pliki elektroniczne, natomiast paragony i faktury papierowe można skanować i przechowywać w bezpiecznym miejscu.

Wszystkie dokumenty, w tym rejestry VAT i KPiR, muszą być dostępne dla urzędu skarbowego w celu przeprowadzenia kontroli. W razie potrzeby może być również wymagany wydruk dokumentu.

2. Wybierz jeden dzień w kwartale (lub miesiącu) na załatwianie spraw księgowych.

Księgowość nie jest czymś, co przedsiębiorcy, zarówno prowadzący własną działalność gospodarczą, jak i freelancerzy, muszą robić sami. Wystarczy, że przeznaczą na nią kilka godzin dziennie - czasami. Jak często? Wszystko zależy od tego, czy rozliczają się miesięcznie, kwartalnie i czy stosują kasy fiskalne.

Trzeba będzie przygotować wszystkie niezbędne dokumenty, wprowadzić je do programu księgowego, zeskanować wszelkie koszty, złożyć deklarację VAT i zapłacić podatki. Księgowość nie jest już koniecznością. Obowiązki biura rachunkowego są mniejsze i pojawiają się w innym czasie dzięki umowie o świadczenie usług księgowych.

3. Fakturuj na czas - sprawnie i szybko.

Prawidłowo wystawiona faktura to taka, która została wystawiona w terminie. Jakie są terminy? To pytanie jest istotne dla wszystkich przedsiębiorców, niezależnie od tego, czy prowadzą księgowość samodzielnie, czy korzystają z usług biura rachunkowego.

Faktury powinny być wystawiane w terminie do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym wykonano usługę lub towar albo otrzymano zapłatę (w przypadku przedpłat). Nie jest to jedyny termin.

4. Przelewanie kwot z tytułu podatków i ubezpieczeń społecznych za pomocą szybkich płatności.

Płatności na rzecz państwa, takie jak podatki i składki na ubezpieczenie społeczne, należą do najważniejszych obowiązków przedsiębiorców. Obowiązek ten nie jest dany przedsiębiorcy. Musi on sam go wykonać. Warto zwrócić uwagę, że niektóre biura ułatwiają opisywanie przelewów do urzędu skarbowego lub ZUS oraz to, na jakie konta powinny być one przekazywane.

Dodaj wszystkie koszty, upewnij się, że wszystkie przychody są w inFakcie, a kwoty podatku mogą być generowane automatycznie w zakładce księgowość. Podatek możesz zapłacić w taki sam sposób, jak w sklepie internetowym, jeśli otworzysz zakładkę zawierającą rozliczenie podatku. Aby śledzić status płatności, nie musisz wpisywać kwoty ani numeru konta.

5. Uwzględniaj wszystkie koszty.

Przedsiębiorcy muszą mieć możliwość dokładnego rozliczania kosztów. Dotyczy to także możliwości odliczania podatku VAT. Ważne jest, aby o tym wiedzieć:

Aby uznać wydatek za koszt, musi on spełniać określone kryteria:

• Jak prawidłowo udokumentować wydatek?
• Jaka jest najlepsza praktyka w przypadku kosztów spornych?
• Kiedy można odliczyć VAT?

Sporny wydatek - przykład. Przykładem spornego wydatku jest wydatek na kolację z klientem. Ministerstwo uznało, że taki wydatek może być dopuszczalny, zmieniając wcześniejsze orzecznictwo. Warto zapoznać się z takimi decyzjami urzędników.

Należy też dokładnie przeanalizować poniesione wydatki i rozważyć możliwości rozliczenia. Pozwoli to zaoszczędzić na podatkach.

6. Śledź wszelkie zmiany w przepisach

Biura rachunkowe oferują szerokie wsparcie dla przedsiębiorców, zwłaszcza tych, którzy korzystają z jego usług. Biuro rachunkowe udziela tego wsparcia również z własnej inicjatywy. Nie zmienia to faktu, że warto samemu śledzić wszelkie zmiany w przepisach.

Owszem, wiele ustaw i rozporządzeń jest napisanych niezrozumiałym językiem. Istnieją jednak w Internecie zasoby, które potrafią przetłumaczyć żargon prawniczy na język zrozumiały dla każdego.